Rozpočtář potřebuje rychle shrnout smlouvu o dílo od investora. Otevře ChatGPT ve svém osobním účtu, vloží celý text a za minutu má přehled termínů a pokut. Práce hotová, ale kde teď ta smlouva je a kdo s ní smí dál pracovat?
AI nástroje mohou ve stavební firmě ušetřit spoustu čtení: shrnout dlouhou zprávu, najít termín ve smlouvě nebo připravit osnovu odpovědi investorovi. Lidé je proto často začnou používat sami, každý ve svém účtu. Než se AI stane běžnou součástí práce s podklady zakázek, vyplatí se ujasnit si, který účet se použije a co do něj patří.
Záleží na tom, jaký účet používáte
Podmínky se liší podle tarifu. Podle OpenAI platí ke dni psaní článku:
- Osobní účty (Free, Plus, Pro). OpenAI může obsah konverzací použít k trénování modelů. Můžete to vypnout v nastavení Data controls volbou „Improve the model for everyone“ nebo použít dočasný chat. Pokud ale odpověď ohodnotíte palcem nahoru či dolů, může být celá konverzace k trénování použita i po vypnutí.
- Firemní tarify (Business, Enterprise). Podle stránky Enterprise privacy OpenAI firemní data ve výchozím nastavení k trénování nepoužívá. Firma navíc spravuje uživatele a může s OpenAI uzavřít smlouvu o zpracování osobních údajů (DPA).
U jiných nástrojů, jako jsou Claude, Gemini nebo Copilot, platí jejich vlastní podmínky. Ověřte si je dřív, než do nich začnete nahrávat firemní soubory. Kromě obecných chatbotů existují i nástroje přímo pro stavební firmy, například Volteo, které ukládá data v EU a dává vám kontrolu nad tím, kdo k podkladům má přístup.
Rozdělte si podklady do tří skupin
Jednoduché pravidlo pomůže víc než dlouhá směrnice:
- Bez obav. Obecné dotazy, veřejně dostupné texty a vlastní koncepty bez jmen, cen a údajů o zakázce.
- Jen ve schváleném firemním nástroji (firemní tarif ChatGPT, nebo platforma typu Volteo). Projektová dokumentace, technické zprávy, výkazy a interní zápisy. Zkontrolujte také, zda smlouva s investorem neomezuje sdílení podkladů s dalšími stranami.
- Raději ne bez jasných pravidel. Osobní údaje zaměstnanců a klientů, kalkulace a cenové nabídky a smlouvy s doložkou mlčenlivosti.
Když si nejste jistí, do které skupiny dokument patří, zařaďte ho do přísnější. Pokud potřebujete pracovat s textem z třetí skupiny v nástroji, který k tomu firma neschválila, odstraňte z něj nejdřív jména, částky a další údaje, které by šly přiřadit ke konkrétní zakázce.
Pravidla pro tým na jednu stránku
Napište si stručně, který nástroj a tarif firma používá, kdo rozhoduje o nových nástrojích a co se smí nahrávat. Pokud kolegové už osobní účty používají, domluvte se alespoň na vypnutí trénování a na tom, které podklady do nich nepatří. Doplňte i pravidlo, že výstup AI je pracovní podklad. Údaje, které ovlivní cenu nebo provedení stavby, si vždy ověřte v originálu.
Proto pomáhá, když AI odpovídá s odkazem na zdroj. Některé nástroje to dělají samy, Volteo třeba u každé odpovědi cituje konkrétní pasáž dokumentu. V běžném chatu si o to řekněte v zadání:
„Z přiložené smlouvy o dílo vypiš termíny, smluvní pokuty a podmínky pro vícepráce. U každého bodu uveď číslo článku, ze kterého vychází. Pokud něco ve smlouvě chybí, napiš to.“
Srovnání několika AI nástrojů pro práci s dokumentací najdete v článku Projektová dokumentace a AI: hledání, shrnutí a porovnání.
Chcete to vyzkoušet na vlastních podkladech? Nahrajte do Volteo dokumenty jedné zakázky, případně zkuste agenta AI přípravář na porovnání nabídek dodavatelů.